A utilização obrigatória do sistema do eSocial começa em 1º de janeiro de 2018 para empresas com faturamento anual acima de R$ 78 milhões. Em 1º de julho, a obrigatoriedade atingirá as empresas com faturamento entre R$ 4,8 milhões e R$ 78 milhões em 2016. E em janeiro de 2019 será a vez das empresas com faturamento abaixo de R$ 4,8 milhões em 2016, incluindo microempresas e MEI.

Para evitar riscos de autuações, as organizações devem se preparar para implementá-lo. Já pensou nisso?

O despreparo empresarial

Uma estimativa da Receita Federal sugere que mais de 14 mil empresas deverão se adequar ao eSocial a partir de janeiro do próximo ano. A antiga consultoria Ernst Young, agora Consultoria EY, realizou uma pesquisa com 368 companhias com faturamento superior a R$ 78 milhões ao ano para saber se elas estão se preparando para as novidades do eSocial.

O resultado é alarmante:

48% não possuem nenhuma avaliação sobre quais mudanças deverão ser realizadas para a adoção do novo sistema;

55% não definiu nenhuma solução tecnológica para o envio de informações;

54% não revisou o cadastro de empregados.

Considerando que as questões trabalhistas, fiscais e previdenciárias poderão ser amplamente fiscalizadas pelos órgãos do governo com a implementação do ambiente, os riscos de autuação serão maiores para as empresas despreparadas.

Formas de se preparar para o eSocial

Para mudar esse cenário de despreparo, as empresas podem adotar práticas simples e pontuais para minimizar os riscos relativos à falha na entrega das obrigações. Veja.

Entenda o que é o eSocial

O eSocial é o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial). Ele tem o objetivo de unificar a prestação das informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias pelos empregadores, inclusive domésticos.

Atualmente, as diversas obrigações acessórias são repassadas aos diversos órgãos federais, como Caixa Econômica Federal (CEF), Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), Ministério da Previdência (MPS), Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB). Em alguns casos, a mesma informação é transmitida a órgãos diversos, em momentos e de formas diferentes.

Com o eSocial, todas as informações serão prestadas de forma centralizada e única.

Analise quais substituições serão feitas

Para que as obrigações sejam transmitidas apenas para um sistema, o eSocial substituirá 15 prestações de informações ao governo. Veja algumas substituições:

GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social);

CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados);

Formulário da CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho);

PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário);

RAIS (Relação Anual de Informações Sociais);

LRE (Livro de Registro de Empregados).

Aproveite o ambiente de testes

A liberação do ambiente para testes no início de agosto de 2017 tem como objetivo a preparação do setor produtivo para o início da utilização obrigatória do sistema. Por isso, entre no portal do eSocial e leia todas as informações disponíveis e os documentos oficiais.

Em seguida, faça uma lista das substituições e distribua as tarefas dentro dos setores da empresa conforme a natureza delas. Neste ponto, uma auditoria trabalhista pode ser útil para avaliar se os procedimentos adotados estão em conformidade com a legislação. A partir daí, pode-se traçar novas regras e estratégias para efetivar o cumprimento da lei.

Por fim, confira todos os dados dos funcionários e estagiários. Se existe um momento para reparar as falhas e completar informações, esse momento é a fase de testes.

Os testes com a versão 2.3 do leiaute se iniciaram no início de outubro. Aproveite-os!

Adote soluções tecnológicas inteligentes

O advento do eSocial aumentou consideravelmente o risco de multa às empresas. Para evitá-las, os gestores devem aproveitar o ambiente de testes para conhecer o novo sistema. A adoção de tecnologias pode facilitar os processos internos e o cruzamento de dados. Há ferramentas que gerenciam o envio das informações automaticamente, facilitando a gestão fiscal e aumentando o controle de dados.

As empresas despreparadas para o eSocial devem começar a adotar práticas que minimizem os riscos de autuação. Aproveitar o ambiente de testes e adotar uma solução fiscal tecnológica pode ajudar você a adequar sua empresa às novas regras!

Este post é uma reprodução do artigo publicado inicialmente na Confidente It Services, parceira da Compliance Fiscal.