Os erros no eSocial são certamente algumas das principais dores de cabeça de muitos gestores de Departamento Pessoal aqui no Brasil. Em geral, isso deve ao fato de o sistema ainda ser relativamente novo e que causa grande impacto nas rotinas das empresas.

Embora a ideia na criação tenha sido de unificar e facilitar o envio de informações, o eSocial acabou trazendo dificuldades para muitos departamentos pessoais, principalmente, para aqueles que trabalhavam com sistema legados obsoletos em suas empresas.

Mas, quais são os erros no eSocial mais comuns? E como você pode resolvê-los definitivamente e evitar multas e penalidades? Se você está tendo problemas todos os meses nessa plataforma do governo, continue lendo e confira nossas dicas!

Boa leitura!

Quais são os principais erros no eSocial que podem acontecer em sua empresa?

O período que engloba o final e o início do mês, geralmente, é o mais desafiador para o setor. Além de toda a correria natural para o fechamento das horas trabalhadas dos funcionários, eles precisam lidar com os frequentes erros no eSocial.

Como se trata de um sistema eletrônico, é normal que alguns desses problemas aconteçam em razão exatamente do grande volume de acesso dentro desse período. Quando se resume a esse fator, a empresa consegue resolver acessando em um horário menos concorrido.

No entanto, alguns erros no eSocial não estão relacionados ao número de acesso, mas sim por falha na apresentação de documentos ou inconsistências nos softwares das empresas.

Os mais comuns são:

• Falha 411: Assinante Inválido. Assinante não possui perfil de procuração eletrônica para enviar este tipo de evento ou assinante não consta como representante legal da empresa.
• Falha 409: Não foi possível estabelecer conexão com o Sistema de Procuração Eletrônica RFB.
• Falha 72: Não foi possível estabelecer conexão com o Sistema do CPF.
• Falha 408: Erro na integração com o sistema CNPJ/CPF.

Duas ações imediatas são recomendadas para tentar resolver algumas dessas ocorrências:

• verificar se o certificado digital está correto – Utilitários > eSocial > Configuração, Certificado;
• conferir se os perfis de transmissão para o eSocial estão funcionando.

Como resolver definitivamente os erros no eSocial?

Como explicado, o eSocial é um sistema eletrônico e, como tal, é “normal” que apresente inconsistências. A grande questão é que ele concentra obrigatoriedades tributárias, ou seja, ao não resolver as falhas, a sua empresa corre o risco de ser multada e até acionada na justiça.

Então, não é possível apenas ignorar os erros no eSocial, esperar que eles sumam ou que a solução parta do governo. A sua empresa precisa agir.

Quando você já verificou o certificado digital e os canais de transmissão e mesmo assim os defeitos persistem, a saída é partir para uma solução garantida e definitiva: contar com um software especialista para eSocial.

Uma solução especialista impede que o seu Departamento Pessoal sofra com erros, pois além de gerenciar, analisar e concentrar as informações, ela realiza a validação previamente.

Em outras palavras, só são enviados dados válidos para o sistema do governo. Com isso, você zera a possibilidade de inconsistências de informações, independentemente da forma como o seu DP trata a divisão de tarefas e responsabilidades.

Quais os impactos de uma solução completa para o Departamento Pessoal e de TI?

Imagine você sendo um gestor de uma grande empresa tendo que fechar a folha de pagamento do mês e ainda resolver os erros no eSocial? Uma situação bastante complexa, não é mesmo?

É exatamente para você não ter que enfrentar uma situação assim que a solução completa para eSocial é um investimento mais que necessário. Com a validação prévia você exclui tarefas de correções manuais e agiliza o trabalho das equipes. A melhor parte é que essa excelência acontece por meio de integração é garantia de conformidade e controle de custos.

Rotina longe dos erros do eSocial com uma solução especialista!

Contar com um sistema de ponta também facilita e muito a vida do TI, tendo em vista que o setor é o responsável por, pelo menos, tentar resolver os erros no eSocial.

Para se fortalecer, você deve buscar tecnologias adaptadas para essa nova realidade. Ou seja, ferramentas criadas com propósito e finalidade de compliance trabalhista total, como a solução de HCM para eSocial.

Uma boa solução de HCM para eSocial vai além da mensageira. Com ela você pode gerenciar, analisar, concentrar e validar previamente as informações de todos os departamentos afetados pelo eSocial, independentemente de como sua empresa trata a divisão de tarefas e responsabilidades.

A solução apresenta as principais características para que o seu Departamento Pessoal não tenha nenhuma dificuldade de gerenciamento diário e nem no envio de informações para o eSocial.

Entre esses diferenciais, estão:

• Gestão Centralizada – plataforma única de integração e aplicação para controle e envio de dados;
• Validações antes do envio – auditoria, cruzamentos e comparações de informações antes do envio;
• Segurança – envio mediante liberação pessoal, aprovações e parâmetros de acesso;
• Flexibilidade – inclusões e manutenções manuais e aderência a sistemas legados;
• Formas de integração – TXT, Banco de Dados, Webservices e XML.

Além disso, softwares de alto padrão contam com suportes profissionais dos desenvolvedores, o que simplifica para os técnicos do TI na hora de tirar dúvidas e entender mais sobre o novo sistema.

A importância de uma solução criada exatamente para a sua finalidade!

Pensando em ferramentas para apoiar as equipes com o eSocial, é importante saber que ela precisa ser criada com esse propósito e finalidade específica desde o início, do começo do projeto até o seu uso prático.

É importante ser uma ferramenta fácil, intuitiva, com todas as informações centralizadas em um único lugar e que faça a integração das informações de vários sistemas legados. Ou seja, mesmo que tenha uma folha de pagamento no sistema A e o de Segurança e Saúde do Trabalhador (SST) em outro sistema B, essa ferramenta precisa trazer os dados de forma automatizada.

Funcionar sem a intervenção das pessoas a todo momento é fundamental. E a cada vez que a legislação mudar, ela precisa mapear esse novo evento para aplicar essa modificação no próprio eSocial.

Enfim, não desorganize a rotina do seu Departamento Pessoal só para solucionar os erros do eSocial – ainda mais no período de fechamento de folhas para o pagamento dos funcionários. Conte com uma solução especialista e garanta tranquilidade e eficiência para sua equipe.

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