O BPO de folha de pagamento é uma ótima opção para empresas de todos os portes que buscam vantagens importantes como redução de custos, aumento de eficiência, maior segurança dos dados dos colaboradores e cumprimento das obrigatoriedades previdenciárias.

Mas, antes de contratar este tipo de serviço, é preciso considerar alguns pontos para aumentar as chances de sucesso. Confira as nossas dicas neste artigo sobre o assunto.

Boa leitura!

O que é BPO de folha de pagamento

O BPO de folha de pagamento, sigla para \”Business Process Outsourcing\”, refere-se à terceirização da gestão da folha de pagamento de uma empresa por uma parceira especializada.

Um tipo de estratégia cada vez mais utilizada no mercado em razão das suas inúmeras vantagens, por exemplo:

Diminuição dos custos com pessoal: a sua empresa não precisa arcar com os custos de recrutamento, seleção, treinamento e encargos sociais de profissionais para gerenciar a folha de pagamento.

Economia com infraestrutura: não é necessário comprar em softwares, hardwares e licenças para gerenciar a folha de pagamento, pois a parceira especializada já conta com as tecnologias.

Especialização: a parceira terceirizada possui expertise na gestão de folha de pagamento, o que garante maior eficiência e qualidade no serviço.

Foco em atividades estratégicas: com o BPO de folha de pagamento a sua empresa pode direcionar seus recursos e esforços para atividades estratégicas, como vendas, marketing e produção.

Atualização constante da legislação: a empresa terceirizada garante que a folha de pagamento esteja em conformidade com a legislação trabalhista vigente.

5 pontos de atenção que a sua empresa precisar ter antes da contratação

É claro que para conseguir todas essas vantagens é preciso acertar na contratação. E para isso, vale a pena considerar alguns pontos.

Confira.

1. Segurança e confiabilidade da empresa de BPO

Histórico e reputação do BPO: verifique se o BPO possui experiência no setor da sua empresa e se sua reputação é positiva.

Segurança da informação: Certifique-se de que o fornecedor possui medidas robustas para garantir a segurança dos dados dos seus colaboradores.

Certificações: busque parceiros com certificações relevantes, como ISO 9001 e ISO 27001, que demonstram compromisso com a qualidade e segurança da informação.

2. Escopo do serviço e custos:

Definição clara das necessidades: determine quais serviços de BPO de folha de pagamento são necessários para sua empresa.

Solicitação de orçamentos detalhados: compare orçamentos de diferentes BPOs, considerando todos os custos envolvidos, como taxas de serviço, custos de implementação e treinamento.

Negociação do contrato: negocie os termos do contrato com a parceira do BPO, incluindo prazos de entrega, nível de serviço e indicadores de desempenho.

3. Integração com o sistema da empresa

Compatibilidade com o sistema de RH: verifique se o sistema de folha de pagamento do BPO é compatível com o sistema de RH da sua empresa.

Processo de integração: planeje e execute um processo de integração cuidadoso para evitar problemas e garantir a transferência de dados sem erros.

Suporte técnico: certifique-se de que o parceiro de BPO oferece suporte técnico para auxiliar na integração e no uso do sistema de folha de pagamento.

4. Treinamento e suporte aos colaboradores

Treinamento para os colaboradores: o fornecedor do BPO de folha de pagamento deve fornecer treinamento para que os seus colaboradores utilizem o novo sistema de folha de pagamento.

Suporte aos colaboradores: o parceiro também precisa oferecer suporte aos seus colaboradores para dúvidas e problemas relacionados à folha de pagamento.

5. Monitoramento e avaliação do serviço

Definição de indicadores de desempenho: estabeleça indicadores de desempenho (KPIs) para monitorar a qualidade do serviço prestado pelo BPO.

Reuniões periódicas: solicite reuniões periódicas com o BPO para avaliar o desempenho do serviço e discutir melhorias.

Enfim, ao considerar esses 5 pontos de atenção mencionados acima, a sua empresa pode tomar uma decisão mais informada e segura sobre a terceirização da folha de pagamento através de um BPO.

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