O Departamento Pessoal é um dos setores mais burocráticos de qualquer empresa. A sua rotina se concentra, basicamente, no recolhimento e no repasse de informações. Uma sequência de atividades cansativas, mas que poderia ser aperfeiçoada por meio da automação de processos.
Embora burocrático, o DP é extremamente importante para a sua empresa. Toda burocracia existente visa trazer estabilidade e tranquilidade para gestores e colaboradores. Dessa forma, garantindo conformidade com as leis trabalhistas.
Até por isso a automação de processos se faz necessária, pois é uma forma inteligente de diminuir a taxa de erros e retrabalhos. Quanto mais bem-sucedido o seu DP, mais estável tende a ser o seu negócio.
Mas, a pergunta que surge para muitos gestores é: “Por onde começar”? Para responder essa pergunta, preparamos este artigo abordando os principais pontos sobre o assunto. Acompanhe.
Boa leitura!
O que é a automação de processos no Departamento Pessoal?
O conceito de automação de processos é simples e autoexplicativo. Automatizar é utilizar recursos tecnológicos para realizar ou aperfeiçoar processos na rotina de uma empresa. Quando você automatiza, aumenta a taxa de efetividade e diminui a carga burocrática da sua equipe.
Em um setor como o Departamento Pessoal, em que o cerne é a troca de informações, a automação de processos gera grande impacto. Basicamente, é como substituir anotações em papéis e planilhas por um serviço dinâmico e instantâneo.
Com menor taxa de erro e maior agilidade por parte do DP, os funcionários trabalham mais tranquilo, pois têm a certeza de que a empresa está cumprindo com a sua parte em relação às obrigatoriedades trabalhistas.
Como aderir à automação de processos no DP?
Mesmo sendo altamente vantajosa, a automação de processos ainda encontra resistência de alguns gestores e proprietários. Muitas vezes não é nem a falta de vontade, mas sim dúvidas por onde começar essa automação.
Um receio até fácil de entender, tendo em vista que uma mudança brusca pode atrapalhar a adaptação da equipe. Quanto menor for a cultura da empresa em abraçar inovações, mais difícil tende a ser a adaptação.
Porém, com uma solução especialista de Capita Humano deixa isso deixa de ser um problema.
A solução oferece módulos independentes para o seu DP. Assim, possibilitando que você só automatize os processos que são realmente necessários no momento. É possível atender qualquer era do Departamento Pessoal a partir dos módulos, por exemplo:
Módulos integrados
Outra grande vantagem de uma solução especialista é que, embora os módulos funcionem de forma independente, tudo é integrado na mesma plataforma.
Assim, você pode, por exemplo, repassar as informações do ponto eletrônico para a Folha de Pagamento de forma fácil e rápida. E, claro, com a tecnologia em nuvem rodando permanentemente, permitindo o acesso e gerenciamento de modo remoto.
Qual o impacto para o DP?
Não há dúvidas que ao realizarem uma rotina repetitiva de preenchimento e repasse de informações, os funcionários do DP acabam com uma carga muito grande ao final de cada rotina. Em médio prazo, a tendência é de queda de rendimento.
A automação de processos impacta diretamente nessa carga burocrática. Além de aliviar a questão dos processos repetitivos, o uso de uma ferramenta especialista impede que os erros cometidos pelo cansaço humano aconteçam.
Isso traz para o seu DP autonomia em relação aos seus próprios processos. Com o compartilhamento rápido e massivo de informações, não há mais necessidade de interromper rotinas para pegar dados específicos ou acionar o TI para resolver problemas com outras ferramentas obsoletas. A produtividade é total.
Qual o impacto para a TI?
Falando em TI, ele acaba sendo o “mágico da cartola” quando o seu DP ainda depende de soluções antigas para realizar processos. Sim, porque ainda que a sua empresa não abrace a inovação constantemente, muitos processos do DP hoje em dia só podem ser cumpridos com a utilização de ferramentas tecnológicas.
Mas, como investir em ferramentas básicas não é necessariamente uma solução, cabe ao TI resolver as limitações desses softwares – o que nem sempre é possível. Além de cansativo, esse trabalho de “enxugar gelo” é pouco produtivo.
Por isso o papel do TI deve ser de protagonista na automatização do DP, buscando soluções especialistas que tragam valor real para o negócio e otimizem a rotina da empresa como um todo.
Enfim, não há mais razões para você deixar de investir na automação de processos do seu Departamento Pessoal. Ainda que o objetivo não seja uma mudança completa, você pode fazer de forma gradativa com os módulos de uma solução especialista. Lembre-se: o equilíbrio da sua empresa depende diretamente do trabalho do DP.
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