Todo gestor de RH ou Departamento Pessoal sabe a importância de fechar a folha de pagamento em excelência. Afinal, a menor falha no processamento pode trazer consequências graves para a empresa, principalmente financeiras.

Uma das melhores formas de evitar erros é justamente conhecer os mais comuns, bem como as principais formas de solucioná-los.

Pensando nisso, preparamos este artigo apresentando 3 falhas comuns no processamento da folha de pagamento e como mitigá-los. Continue com a gente e confira.

Boa leitura!

1.Inconformidade no pagamento de impostos e contribuições obrigatórias

Impostos e taxas de contribuição mensais são situações obrigatórias que jamais devem ser negligenciadas por sua empresa. Além disso, pelo menos uma vez por ano, muitos desses impostos e percentuais são atualizados com base nas mudanças do mercado e decisões regulatórias – e podem ser muitas outras vezes, devido à complexa legislação brasileira.

Um grande erro no processamento da folha de pagamento é a falta de acompanhamento dessas alterações legislativas. Afinal, salários, benefícios e outros fatores importantes são todos calculados baseados em leis.

Ou seja, você precisa de um sistema que se atualiza a cada mudança na lei. Um software que evite erros na folha de pagamento e que também ajude a solucionar questões levantadas pelos funcionários, que geralmente não entendem os descontos na remuneração total.

2. Controle de horas inconsistente

Se a sua equipe de Departamento Pessoal não controla as horas corretamente, com certeza terá dificuldades no fechamento da folha de pagamento de cada mês. Na semana mais importante, aparecerão muitas perguntas que podem ficar sem respostas.

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Além do risco de erros de cálculos ou pagamentos incompletos, esse tipo de situação traz instabilidade e insegurança para todos os funcionários da empresa – o que, por consequência, tende a afetar a produtividade.

A boa notícia é que se trata de mais uma falha que pode ser superada a partir da implementação de um sistema de folha de pagamento. Um software integrado que compartilha de forma instantânea as informações geradas no controle de horas dos colaboradores.

3. Problemas com backups e fórmulas automáticas

Uma falha no servidor pode colocar todos os seus dados em risco (ou até mesmo fazer com que desapareçam). Da mesma maneira, uma fórmula errada pode gerar a folha inteira com as remunerações incorretas.

Por isso, você não deve confiar todas as informações sem a certeza de um backup. O mesmo software que gera os dados também deve trazer essa segurança a fim de evitar surpresas desagradáveis.

Ao mesmo tempo, a solução deve utilizar fórmulas de cálculo que estejam em acordo com a legislação e definições tributárias trabalhadas na sua empresa.

4. Não contar com um software de folha de pagamento especialista e em nuvem

É preciso que o setor esteja sempre atento à situação de todos os empregados e às normas legislativas. Mas, é fato de que isso tipo de acompanhamento é praticamente impossível de ser feito de forma manual.

Este é um dos erros crassos de não contar com um software de folha de pagamento. Sem a ajuda da solução tecnológica, o seu Departamento Pessoal estará sempre correndo risco de desatualização das informações.

Além disso, você sempre estará sujeito ao pagamento de multas ou de ser penalizado por não conformidade com as exigências atuais. Mais um erro que poderia ser evitado ao contar com uma solução.

Enfim, embora muitas dessas falhas ainda sejam comuns em algumas empresas, você não pode superá-las a partir da implementação de um software de folha de pagamento. Tenha em mente que não se trata de falhas isoladas, todas trazem consequências que podem impactar fortemente a parte financeira do seu negócio.

Não corra mais riscos, entre em contato e fale com um dos nossos especialistas sobre o melhor software de folha de pagamento do mercado.