Gestão de Folha de pagamento: é possível reduzir processos manuais?

por | 07/05/2021 | HCM

No passado, fazer a gestão de folha de pagamento era um desafio para as equipes de DP e RH, pois a maior parte dos processos era realizada de forma manual. Até por isso, o final do mês, muitas vezes, era conhecido como a “semana do terror” por alguns profissionais da área.

Mas, a tecnologia permitiu que esse cenário se invertesse por completo e a maior parte dos processos passasse a acontecer de maneira automatizada. No entanto, por incrível que pareça, ainda há empresas que estão longe dessa transformação. Um grande equívoco.

Ao optar por trabalhar de forma manual ou com ferramentas obsoletas, essas empresas acabam deixando seus setores de RH e DP vulneráveis a falhas comuns do passado, o que traz reflexos negativos para o negócio como um todo.

Pensando nisso, falaremos neste post sobre os erros mais recorrentes nos setores de RH e DP na gestão de folha de pagamento e como a sua empresa pode superá-los. Continue com a gente e confira.

Boa leitura!

Quais são as falhas mais comuns na gestão de folha de pagamento?

Não há dúvida que a gestão de folha de pagamento é uma das atividades mais complexas e burocráticas dentro de uma empresa. Os responsáveis devem ter o máximo de cuidado para evitar erros que prejudiquem o fechamento.

Mas, infelizmente, por uma série de razões, ainda há algumas práticas pouco recomendáveis que acabam se repetindo em muitas empresas. Confira as mais comuns.

Centralização das informações em servidor local

Um dos maiores pecados cometidos em uma gestão de folha de pagamento é a centralização dos dados em um armazenamento local. Você já deve imaginar o tamanho do risco dessa prática, não é mesmo? Basta um acontecimento simples para que todas as informações da folha sejam perdidas e o fechamento praticamente seja inviável de ser realizado. Então, basicamente, não faça isso.

Ausência de previsão de custos

Como fazer a gestão de folha de pagamento sem o mínimo de noção sobre os custos? Logicamente, é uma prática que trará problemas para a sua empresa. É importantíssimo ter previsão total sobre valores como férias, bonificações, premiações, participações nos lucros etc. antes do fechamento da folha.

Desatualização fiscal e legal

Essa com certeza é a falha mais grave de um RH ou DP, porém ainda é uma das mais comuns. Por si só, a legislação fiscal e trabalhista brasileira já é bastante complexa, a situação só piora quando as empresas não fazem a sua parte em manter a atualização sobre as leis. Sem esse alinhamento, é grande a chance de complicações na gestão de folha de pagamento.

Como é possível automatizar para uma gestão de folha assertiva?

Claro que planejamento e organização são importantes para uma gestão de folha mais eficaz. Porém, a verdade é que a maior parte dos erros apresentados anteriormente é recorrente em empresas que insistem em realizar o processo de maneira manual ou com ferramentas ultrapassadas.

Para uma gestão de folha de pagamento assertiva você deve automatizar a operação do RH e do DP. Mas, automatizar não significa investir em tecnologias aleatórias. Você precisa de uma solução completa e 100%  cloud.

Uma solução de folha de pagamento integrada e capaz de aperfeiçoar a rotina da sua equipe, agregando mais qualidade ao trabalho e elevando a um novo patamar de excelência – basicamente, transformando os setores.

Em suma, a sua gestão de folha de pagamento precisa de uma solução que ofereça:

  • Linguagem totalmente web;
  • Diversidade de módulos;
  • Custo x Benefício;
  • Modularidade;
  • Flexibilidade;
  • Estabilidade;
  • Integração;
  • Agilidade.

Quais os impactos para o RH e DP?

Fazer a gestão de folha de pagamento é uma das responsabilidades constantes desses setores, uma obrigação que impacta no trabalho de toda a empresa. E agora com o eSocial, essa função se tornou ainda mais vital.

Nesse sentido, não dá para arriscar. Os seus setores mais burocráticos devem passar pela transformação digital e serem impactados positivamente.

A solução de folha de pagamento 100% web precisa ser o alicerce de trabalho do DP e RH, trazendo tranquilidade, produtividade e qualidade para o cumprimento das funções.

Quais os impactos para a TI?

Quando os setores de DP e RH não contam com tecnologia adequada para cumprir com suas responsabilidades, fica a cargo do TI o trabalho de “criar” uma solução para que problemas sejam solucionados minimamente.

Por outro lado, o seu TI tem uma rotina bem mais produtiva quando ele trabalha lado a lado com uma solução 100% web e integrada. Com isso, o conhecimento técnico para ser utilizado de forma mais estratégica, contribuindo de muito mais com o core business da empresa.

Enfim, não fique preso aos erros da gestão de folha de pagamento. Tenha em mente que otimizar esse tipo de função traz mais tranquilidade e confiança para todos os funcionários da empresa e que isso é essencial para manter a competitividade do seu negócio.

Gostou do artigo? Continue se aprofundando e conheça agora outras vantagens de contar com uma solução de folha de pagamento.

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