O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, conhecido como eSocial, exigiu que os sistemas de origens, tais como a Folha de Pagamento, desenvolvessem novas funcionalidades para a transmissão dos eventos. E isso foi conquistado por meio da Mensageria do eSocial.

Diante de tantos eventos, procedimentos e obrigações, reunir as informações para o envio que deve ser feito para o governo federal não é uma tarefa fácil. É necessária uma gestão completa para organizar as entregas, recebimentos, protocolos, retornos e retransmissões. E isso impacta diretamente os setores de RH e TI das empresas.

Por isso, no artigo de hoje, vamos falar a respeito da solução que garante o envio das informações, evitando-se assim riscos de exposição, fiscalização e multas. Acompanhe a seguir.

O que é e para que serve o mensageria do eSocial?

Ao implementar o eSocial, a ideia do governo federal era de que as empresas enviassem uma grande quantidade de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais de forma simples e unificada.

No entanto, como cada organização possui seus próprios softwares para controlar as informações de seus funcionários, foi necessário criar um sistema que mediasse esses dados, coletando-os em diferentes sistemas, centralizando-os e organizando-os para o envio.

Para isso, foi desenvolvido o sistema de Mensageria do eSocial, que funciona como um tradicional programa de e-mail. Nele, é possível escolher o “destinatário” da mensagem e o receptor sabe quem a enviou, verificando a identificação no espaço de “remetente”.

Com o sistema, é possível enviar as informações necessárias para o governo federal – nesse caso, os eventos relacionados aos funcionários da empresa.

Quais são as funcionalidades do sistema de Mensageria do eSocial?

O cronograma de envio de obrigações já está bem adiantado e as empresas já precisam enviar cadastros dos empregadores e tabelas, informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos (eventos não periódicos).

Além disso, todas as empresas, exceto as do Simples Nacional, também precisam enviar as folhas de pagamento e fazer a substituição da GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social) para recolhimento de Contribuições Previdenciárias.

Em breve, na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde no trabalho (SST).

Como vimos a Mensageria do eSocial possui funcionalidades de um e-mail. No entanto, ele também apresenta recursos mais sofisticados do que um simples correio eletrônico. Vamos listar a seguir algumas de suas funcionalidades extras:

• Recebimento e arquivamento dos protocolos de entrega e devolução.

• Devolução dos Arquivos XML de retorno ao sistema.

• Assinatura Digital dos Arquivos XML Recebidos.

• Criação dos Lotes dos Arquivos XML recebidos.

• Análise de formatação dos arquivos XML.

• Execução de consulta à Receita Federal.

• Envio de lotes para a Receita Federal.

• Recebimento de arquivos XML.

• Relatórios gerenciais.

Dessa forma, com o Mensageria do eSocial, é possível ter maior controle estrutural das informações, facilidade de integração e autonomia no envio e recebimento de eventos. Isso garante menos trabalho e custos para os departamentos de TI, evitando-se o desenvolvimento, a atualização e a manutenção de diversos sistemas extras para garantir o envio correto das obrigações.

O que é preciso para utilizar o Mensageria do eSocial?

Para usar o Mensageria do eSocial, é fundamental que os colaboradores sejam capacitados para a tarefa, pois erros podem levar a multas e outras penalidades. É preciso, portanto, respeitar as obrigatoriedades estabelecidas pela Receita Federal e cumprir os prazos determinados.

Como o serviço extrai dos ERPs as informações de Recursos Humanos solicitadas pelo governo – tais como admissão, mudanças de função, afastamento, entre outras -, é preciso ter um bom treinamento para acompanhar a transmissão dos dados, a fim de detectar eventuais inconsistências e sugerir correções.

Quando as informações enviadas são aceitas pelo eSocial, não é preciso maiores ações. No entanto, se a resposta for de erro, é preciso que o software e o usuário estejam aptos para executar as correções necessárias, para que seja enviado um novo arquivo.

Com isso, o Mensageria do eSocial cumpre seu papel de atender, em tempo real, todas as conformidades de Segurança e Saúde do Trabalho e Gestão Ocupacional relacionadas ao que é exigido pelo governo federal, tudo isso de forma rápida, organizada e eficiente, facilitando a rotina da TI.

E tudo isso é potencializado quando a empresa utiliza uma solução especializada na Mensageria do eSocial, com sistema de validação das informações, relatórios e armazenamento dos eventos transmitidos, o que garante ainda mais controle, assertividade e segurança para os processos do RH e da TI.

Você já conhece as funcionalidades de uma solução de Mensageria para o eSocial? Que tal conferir nosso inforgráfico: Entenda como a TRANSFORMAÇÃO DIGITAL está revolucionando as área de TI, Fiscal e RH das Empresas! Até a próxima!