Por Vanessa Nascimento

Sua empresa realiza o recebimento de documentos de forma manual? Será que esse processo é realmente eficiente? A frequência assídua de alguns erros são sinais de que está na hora de automatizar o recebimento fiscal do seu negócio.

Parece que não, mas, muitas vezes, esses sinais não são tão claros quanto parecem. É por isso que hoje iremos ajudar você a reconhecer os principais “sintomas”. Vamos lá?

O que é e para que serve a automação fiscal?

Sabemos que o departamento fiscal está em constante mudança, uma vez que a legislação brasileira evolui e consequentemente aumenta a pressão em cima das entregas da área de tax.

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Tantas atualizações podem gerar desencontro de informações e acarretar numa grande dor de cabeça.

Mas afinal, onde a automação se encaixa no recebimento fiscal?

Automatizar o recebimento fiscal irá simplificar a rotina do departamento, reduzindo o trabalho manual dos colaboradores.

A tarefa fica por conta de um software de automação que irá agir como um facilitador de funções repetitivas, recebendo os documentos, padronizando-os e fazendo a guarda digital deles na nuvem, diminuindo as chances de erros e ocorrências fiscais e trazendo inovação para o departamento.

Ainda não está convencido? Conheça agora os 8 sinais de que você precisa automatizar  o seu recebimento fiscal.

1.Você perde tempo procurando notas no e-mail

Se já é difícil manter o e-mail pessoal organizado, quem dirá o e-mail corporativo. A caixa de entrada por muitas vezes fica cheia de comunicação interna, lembretes, orçamentos, solicitações.

Além disso, a nota pode acabar indo diretamente pro temível spam, ficando no limbo tecnológico. Afinal, poucas pessoas lembram de checar o local.

Isso nos leva ao próximo sinal:

2.Se sente inseguro em relação à multa ou descumprimento de prazos

Uma vez que você não encontra determinada nota, ou encontra, porém com certo atraso, as chances de ter problemas com o Fisco e com o fornecedor são altíssimas.

Afinal, os prazos precisam ser respeitados pelo bem da relação entre as empresas e as multas por descumprimento são salgadas. Automatizando o recebimento fiscal, você evita a preocupação e futuras dores de cabeça!

3.Erros de digitação são frequentes

Sabemos que tarefas repetitivas são bem-desgastantes, principalmente quando se trata de digitação manual na hora de lançar documentos. O funcionário precisa se manter concentrado para inserir todos os dados e notas fiscais, número por número, letra por letra.

O cansaço pode levar à distração, o que aumenta as chances de erros.

4.Você encontra divergências de valores na hora de recolher os impostos

A divergência de valores nos cálculos dos tributos pode ser muito perigosa para a saúde de uma empresa.

No entanto, identificar o erro quando não há automação no recebimento fiscal pode demorar muito, pois, será necessário checar informação por informação até encontrar o que precisa ser corrigido.

Assim como o sinal número 2, o não cumprimento das obrigações aumenta o risco de multas.

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5. Sua base de arquivos XML não está completa

Antes de mais nada, precisamos ressaltar que sim: armazenar notas fiscais é uma obrigação, de tal forma que a qualquer momento a Receita Federal pode solicitar esses documentos para verificar alguma inconstância tributária.

Nesse sentido, a recomendação é que o arquivo XML das notas seja guardado por no mínimo cinco anos! Ao automatizar o recebimento e a guarda de documentos, as notas ficam alocadas na nuvem e podem ser acessadas sem dificuldade caso seja solicitado.

6. Você precisa solicitar ao fornecedor o envio das notas com frequência

Se a empresa depende exclusivamente do fornecedor para receber uma nota, pode ter certeza de uma coisa: ela está diante de um grande perigo. Pois, o fornecedor pode esquecer onde a nota está guardada e deixar de enviar.

Assim o documento fica extraviado. A partir daí, inicia-se um processo chato de “cobrança” para que o fornecedor realize o envio do documento, balançando a relação entre as duas empresas.

7.A operação fica parada na ausência dos colaboradores responsáveis

Quando os responsáveis por fazer o recebimento e o lançamento fiscal não estão, ou seja, quando há centralização da tarefa, a probabilidade de que a operação fique estagnada na ausência de um colaborador é grande.

Além disso, na falta de um integrante da equipe, os outros ficarão com tarefas acumuladas, o que com certeza irá incorrer em mais erros.

8.A equipe passa horas e horas digitando notas

Como visto anteriormente, conferir dados, inserir informações e guardar documentos acaba tomando muitas horas de trabalho do funcionário.

Logo, não há otimização do tempo.

Quando o colaborador passa horas digitando notas, seus talentos e habilidades deixam de ser aproveitados em tarefas mais estratégicas do negócio.

Alguns desses sinais estão presentes na rotina fiscal da sua empresa? Bom, esse é o momento de planejar a mudança para um software de automação e trazer mais inovação e tecnologia para realidade do seu departamento de tax.

Se você gostou desse conteúdo sobre os principais sinais que comprovam que é necessários automatizar o recebimento fiscal da sua empresa quanto antes, não deixe de entrar em contato conosco para entender como podemos elevar o departamento fiscal da sua empresa a outro patamar!

Este post é uma reprodução autorizada com adaptações do artigo publicado inicialmente no MidasBlog, parceira da Compliance Soluções.