Se você lida com a logística de cargas na sua rotina, com certeza já se deparou com um dos documentos mais importantes da área, que é o MDFe.

Mas como esse é um assunto que gera muitas dúvidas, preparamos um conteúdo sobre ele com as informações mais completas e atualizadas da internet.

A seguir, você confere um resumão sobre o que é MDFe, sua finalidade, quem precisa emitir, como emitir, como encerrar e fica sabendo das últimas novidades na legislação. Vem conosco!

O que é MDFe?

Criado para facilitar a vistoria das cargas rodoviárias do Brasil, o MDFe é mais uma obrigação acessória do projeto SPED.

Na prática, ele é um documento digital (XML) que reúne os CT-es e NF-es referentes às mercadorias em um determinado veículo.

Como todas as informações da carga ficam concentradas em um único documento, o fiscal verifica se os dados batem com as informações enviadas para a Secretaria da Fazenda mais rapidamente.

Agora que você já sabe o que é o MDFe, vamos conhecer as finalidades dele?

Para que serve o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais?

Mesmo sendo mais uma obrigação, não há como negar que o MDFe proporciona mais inteligência e segurança para as operações logísticas.

De uma forma bem-resumida, ele serve para:

• Agilizar a fiscalização, que antes era muito burocrática e lenta
• Registrar as características da carga em lote
• Reduzir o prazo de entrega da mercadoria, melhorando a relação com clientes e fornecedores
• Proporcionar um armazenamento de documentos 100% digital, que é mais barato
• Permitir o rastreamento físico da carga a todo momento
• Identificar o responsável pelo transporte em todo o percurso

Quem é obrigado a emitir o MDFe?

O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais deve ser emitido por empresas que se encaixam em duas categorias:

• Contribuintes de ICMS que já emitem CT-e;
• Contribuintes de ICMS que emitem NF-e, caso usem veículos próprios;
•  arrendados ou subcontratados.

Importante! Até recentemente, a emissão era obrigatória somente no caso de transporte de cargas interestadual.

Mas desde setembro de 2020, de acordo com o Ajuste SINIEF 23/19, o MDFe se tornou obrigatório também nas operações intermunicipais.

A emissão do MDFe intermunicipal é praticamente a mesma do interestadual, mas vamos explicar mais adiante.

Falando nas cargas, você vai precisar emiti-lo caso a sua carga seja:

• Fracionada, ou seja, mais de uma mercadoria no mesmo veículo, cada uma com sua nota fiscal eletrônica
• Fechada, ou seja, quando todos os produtos são acobertados por uma única NF-e

Não emitir o MDFe corretamente gera multas bem salgadas, que chegam a R$ 10.000,00 ou até mesmo a apreensão do veículo.

Além disso, você corre o risco da sua operação ficar parada, prejudicando o SLA combinado com clientes e fornecedores!

O que é preciso para emitir o MDFe?

Até 2018, o governo disponibilizava um software gratuito para a emissão do Manifesto de Transporte Eletrônico.

Como o serviço foi encerrado, as pessoas precisaram procurar soluções na iniciativa privada para continuar com suas operações de transporte dentro regularidade.

Mas seja qual for o sistema escolhido, para emitir um MDFe, você precisa:

• Fazer o credenciamento na SEFAZ como empresa emissora de CT-e ou NF-e. Se a sua empresa tem filiais em outros estados, é preciso se credenciar em todos eles;
• Ter um certificado digital para dar validade jurídica ao seu MDFe;
• Possuir o seguro da carga;
• Ter um software emissor confiável;
• Não obrigatório, mas recomendado: incorporar a emissão na rotina de faturamento da empresa;

Completou essa checklist? Então vamos para a parte prática

Como emitir o MDFe? Acompanhe o passo a passo

O primeiro passo da emissão de MDFe é reunir as informações necessárias. Você precisa saber:

• Os dados dos CT-es e das NF-es
• Informações detalhadas do veículo e do motorista responsável pelo transporte
• Quais estados ou municípios compõem o percurso, incluindo o CEP de carregamento e descarregamento
• Dados do seguro da carga

Após incluir todas as informações no seu sistema emissor, basta aguardar a autorização, que leva só alguns segundos.

Se a SEFAZ rejeitá-lo, siga as orientações que o próprio sistema da retorna para corrigir e transmita novamente.

Depois da autorização, será gerado um documento auxiliar chamado DAMDFE, que é a representação física do MDFe.

É preciso que você imprima em papel A4 o DAMDFE, porque ele deve viajar junto com o motorista.

Isso porque como o Manifesto é um documento digital, é através do DAMDFE que o fiscal vai ter a chave de acesso do MDFe para consultá-lo.

3 dicas importantes para a sua emissão de MDFe ser tranquila

1. É importante transmitir o MDFe somente quando estiver tudo pronto para começar o transporte. Pois, quando ele é transmitido para a SEFAZ, o sistema do governo interpreta que o trajeto já começou!

2. Se prenda sempre à “regra de ouro” do MDFe, emitir apenas um para cada estado ou município por vez.

3. Em caso de MDFe intermunicipal, o processo é o mesmo, exceto por um detalhe: você irá colocar a mesma UF (Estado) para carregamento e descarregamento.

Cometi um engano! Como posso cancelar um MDFe?

Primeiro, para cancelar um MDFe, é preciso estar atento ao prazo. Você pode cancelá-lo em até 24h após a emissão, caso o transporte não tenha começado.

Mas fique de olho na legislação do seu estado! Para alguns, esse prazo é de apenas duas horas.

Lembrando que você pode alterar o MDFe à vontade, ajustando as informações antes de transmiti-lo para a Secretaria da Fazenda.

Porém, depois da transmissão e da autorização do documento, a alteração não é mais permitida, já que isso invalidaria o certificado digital.

O que é o encerramento de MDFe e como fazê-lo?

Mesmo depois da carga entregue, ainda temos trabalho a fazer!

É preciso informar à SEFAZ que o processo foi concluído, e que o transporte chegou ao fim da rota.

Isso é feito através do chamado encerramento do MDFe, realizado no seu próprio sistema emissor. Você tem um prazo de 30 dias para encerrar, mas a dica é não deixar o prazo vencer!

Acontece que um erro muito comum é perder esse prazo ou até mesmo esquecer do encerrar.

Mas sem o encerramento, não há como emitir um novo MDFe para aquele estado e para a placa daquele veículo que está com o Manifesto em aberto.

Se o veículo for passar por mais de dois estados, encerre o MDFe conforme os descarregamentos forem finalizados na ordem do percurso, ou o fiscal poderá multar a empresa.

Além disso, o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais deve ser encerrado sempre que as informações que você transmitiu lá no início mudarem.

Ou seja, em caso de mudança de veículo, motorista, redespachos, se entrou alguma nova carga, ou surgiu algum imprevisto.

Se isso acontecer, o correto é encerrar o MDFe daquele estado e emitir um novo com as informações atualizadas.

Mas afinal, qual a diferença entre o MDFe e o CT-e?

Vamos esclarecer a diferença entre os dois de uma vez por todas?

O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) acoberta a prestação de serviço de transporte, identificando o destinatário e a rota. E pode ser emitido para transportes em qualquer modal, ao passo que o MDFe é exclusivo do rodoviário.

E como falamos lá no começo, o MDFe acoberta a viagem em si, e é um documento que apenas agrupa os CT-es daquela carga e não recolhe impostos.

Outra sigla muito importante para as operações de transporte é o CIOT, o Código de Operações de Transporte de Carga.

Como a função dele é regulamentar o pagamento do frete ao prestador de serviço, o CIOT precisa estar no Contrato de Transporte, no CT-e e no MDF

Como consultar um MDFe emitido ou cancelado?

A própria Secretaria da Fazenda disponibiliza um portal para a consulta pública de MDFes. Clique aqui para acessá-lo!

Para consultar um MDFe emitido, basta você ter em mãos a chave de acesso do arquivo XML e o seu certificado digital.

Tendo essas informações, é só inseri-las nos campos no portal.

Falando em XML, neste mesmo link você consegue fazer o download e validar esse tipo de arquivo, além de poder acompanhar novidades sobre a legislação que rege a obrigação acessória.

Curtiu esse conteúdo? Esperamos que ele tenha ajudado você a entender a fundo o que é o MDFe, como emiti-lo e para que ele serve. Se a sua empresa precisa de uma solução fiscal especialista de verdade, entre em contato conosco!