Por Vanessa Nascimento

Procuramos agilidade e eficiência em todos os setores da vida. Os smartphones, por exemplo, são o símbolo disso, tudo o que precisamos está dentro deles ao toque de um botão.

Nossos bancos se tornaram online e foram para dentro dos celulares, junto com os e-mails e câmeras fotográficas.

Se conseguimos tornar nossa vida pessoal a mais prática possível, por que não fazer isso também no trabalho?

Principalmente quando tratamos da área financeira e contábil, praticidade facilita muito o trabalho de quem lida com processos repetitivos diariamente.

Nesse contexto, um software flexível e que se adapte às necessidades do seu negócio é essencial para tornar a sua rotina um smartphone fiscal, com tudo no mesmo lugar.

Por isso, neste post vamos falar sobre os benefícios da automação de processos e como sua empresa ganha quando está por dentro da tecnologia! Continue lendo para saber mais.

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Problemas que aparecem fora da automação de processos

Sua empresa está constantemente gerando dados. Eles vêm de compras com fornecedores, vendas de produtos e serviços, orçamentos, entre outros.

Fora da automação essas informações podem se perder e não serem usadas da forma como deveriam. Por exemplo, para tomar decisões mais assertivas em relação ao negócio.

Outra questão a ser abordada é o tempo gasto com as atividades fiscais. Sem um sistema de automação, os funcionários precisam manualmente inserir todos os dados de escrituração e notas fiscais.

Isso demanda muito tempo, concentração e ainda aumenta a possibilidade de erros.

E mais, identificar um erro quando não se tem um sistema de automação é algo demorado, é preciso checar informação por informação até encontrar o que precisa ser corrigido. Isso também aumenta o risco de multas, que podem ser altíssimas!

Por conta desses processos repetitivos, sua equipe fica sem tempo de se dedicar a questões analíticas e estratégicas. Isso também acaba prejudicando, consequentemente, a produtividade e sua empresa.

Além disso, você também pode perder pela falta de organização! A dificuldade em localizar documentos e notas pode causar problemas em relação à regularidade dos pagamentos, já que uma nota perdida pode deixar algo assim passar em branco.

Decidi automatizar meus processos, o que melhora para mim?

Vamos começar com um benefício que brilha aos olhos de qualquer gestor: diminuição de custos! Com um software de automação você não precisa se preocupar com alguma obrigação fiscal passar despercebida.

Como falamos, as consequências disso podem ser multas muito altas e até uma possível exclusão do sistema fiscal sendo usado, o que gera mais custos ainda.

Escolher um sistema de automação de processos previne tais problemas e também ajuda na economia em relação ao espaço de armazenamento e papel, um vez que todos os documentos serão movidos para um só lugar, que é virtual.

Como aumentar a produtividade da sua equipe e a segurança dos dados

Quando seus funcionários não se preocupam constantemente com conferência fiscal, entrada e saída de notas, escrituração e tudo isso feito de forma manual, sobra mais tempo para focar em outros procedimentos que podem gerar mais crescimento para a empresa.

E também é possível trabalhar com uma equipe mais enxuta nesse caso, já que o sistema faz quase todo o trabalho sozinho.

Outra melhoria que pode ser vista é a facilitação da rotina dos departamentos. Os processos automatizados integram dados de vários setores simplificando a comunicação e o acesso às informações.

Para os gestores isso é muito importante. Conseguir consultar documentos, registros de notas e tudo o que fica armazenado no sistema otimiza tempo e mantém a ordem.

Com isso a pessoa responsável tem acesso aos dados a qualquer momento e de qualquer lugar.

Mais uma preocupação que é minimizada em um ambiente com processos automatizados é com a segurança.

Processos mais transparentes, confidencialidade dos dados e precisão nas informações deixa o gestor mais tranquilo para tomar decisões assertivas.

A lista de pontos positivos não para e a padronização é um deles.

Padronizar produtos, serviços e processos é um ponto essencial para o crescimento da empresa, já que com um padrão estabelecido a eficiência é uma consequência, e você não tem surpresas desagradáveis.

O que é importante em um software de automação?

Vamos começar pelo básico. Uma plataforma amigável é fundamental na hora da implantação na sua empresa e no treinamento dos seus funcionários.

É relevante também que o sistema esteja integrado à prefeitura da cidade onde você atua, para facilitar as mudanças jurídicas que acontecem com frequência.

Para aprimorar ainda mais, é importante que o software escolhido tenha uma tecnologia baseada em nuvem e possa se integrar a outros serviços que funcionem com a mesma base, isso é o que permite o acesso de dados de qualquer lugar.

Outra questão que também deve ser considerada durante a automação é o acesso aos fluxos de trabalho.

Esses, muitas vezes, têm informações confidenciais que devem ser limitadas a certos funcionários. Por isso é interessante a plataforma escolhida ter um acesso ditado por funções e cargos.

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