Troca de software eSocial: quando é a hora de considerar?

por | 17/12/2021 | HCM

Em 2018 o eSocial deu o seu pontapé inicial no recebimento de informações trabalhistas vindas das empresas. De lá para cá os RHs e DPs tiveram que aprender e se adaptar ao novo sistema, e isso incluiu a troca de software eSocial.

Afinal, com a nova plataforma concentrando as informações que antes eram enviadas de maneira espaçada, o uso de uma tecnologia específica se tornou inevitável. Com isso, as empresas se viram na necessidade de investir ou fazer a troca de software eSocial.

Ainda hoje, é grande o número de gestores que ainda apresenta resistência nesse tipo e acabam atrasando a tão importante transformação digital em seus setores.

Se você ainda está com dúvidas sobre como trocar ou como avaliar o melhor software para eSocial, continue lendo, pois neste artigo abordamos esses e outros pontos importantes sobre o assunto. Confira.

Boa leitura!

Software de eSocial: posso trocar, quando o atual não atende a empresa?

Além de uma programação adequada, o software utilizado pela empresa para transferir informações para o sistema de escrituração digital de obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas (eSocial) deve contar com uma rede de suporte técnico eficiente. Caso contrário, alguns erros podem ser ignorados ou não podem ser corrigidos a tempo. Ambas as situações podem resultar em multas.

Se o suporte de software não puder resolver o problema rapidamente, a empresa terá que mudar de fornecedor. É melhor fazer isso do que causar problemas o tempo todo, porque os erros podem levar à punição.

Encontrar um fornecedor que atenda a todas as necessidades da sua empresa pode ser uma tarefa difícil. No entanto, ele existe e precisa ser contatado.

O que avaliar antes de trocar o software de eSocial?

Não há tempo a perder, e seu departamento de pessoal deve se adaptar às novas exigências para realizar uma entrega completa.

Para ajudar na troca de software eSocial, abaixo detalhamos o que você precisa considerar na hora de escolher um novo fornecedor.

100% compatível com o eSocial

Garantir a compatibilidade com o eSocial pode ser o maior desafio que qualquer departamento de pessoal enfrenta hoje. A plataforma de envio de informações trabalhistas do governo passou por muitas mudanças e, mesmo assim, requer tempo e atenção dos gestores.

O seu novo software de gerenciamento precisa ajudar neste ponto muito importante. Ela precisa ser 100% preparada para o eSocial, preencher todas as informações corretamente e gerar um arquivo XML sem inconsistências, além de validá-las antes do envio.

Atualizações constantes e automáticas

Outra importante vantagem que não pode faltar a sua análise de troca de software eSocial é a facilidade de atualização. A nova ferramenta deve apresentar um sistema que esteja continuamente conectado à internet, conseguindo baixar arquivos atuais de forma simples e rápida.

Todo processo deve acontecer sem a necessidade de intervenção humana. Afinal, a equipe precisa focar em outras atividades mais voltadas ao core business da empresa.

Dessa forma: as atualizações precisam ser automáticas e acontecer sempre quando há:

  • mudanças feitas pelo governo (eSocial, SST etc.);
  • novidades no próprio software;
  • necessidade de adaptação.

Usabilidade simples e eficaz

Por fim, o seu novo fornecedor de software para eSocial deve oferecer uma solução com sistema online e que funcione a partir da tecnologia cloud. Isso significa que ele pode ser acessado de qualquer local a qualquer hora, bastando que você ou outro colaborador responsável conte com internet e liberação por login e senha.

Porém, mesmo sendo uma tecnologia de ponta, a nova solução não deve apresentar alta complexidade de uso. Pelo contrário. Ele precisa ser intuitivo, podendo ser utilizado até mesmo por pessoas com pouca expertise tecnológica.

Enfim, nem o processo de adaptação da sua empresa e nem a troca de software eSocial precisam ser complexas. Com a escolha do fornecedor adequado, você não só garante uma solução completa, como também traz uma tranquilidade tanto para o TI quanto para o Departamento Pessoal ou RH.

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