Embora seja de extrema importância para o equilíbrio de qualquer empresa, a gestão de folha de pagamento não é dos processos mais simples a serem executados. Essa grande complexidade também ajuda a explicar o motivo de tantas empresas negligenciarem o cumprimento correto da função.

Mas, a verdade é que se trata de uma situação macroambiente, ou seja, a sua empresa não pode escolher se cumprirá ou não, ela tem obrigação. Uma gestão de folha de pagamento mal desenvolvida pode trazer graves problemas e prejuízos por causa de irregularidades trabalhistas.

Para ajudar você a não cair em armadilhas, preparamos este artigo com 3 dicas práticas de como realizar uma boa gestão de folha de pagamento. Confira.

Gestão de Folha de Pagamento assertiva: por que ela é indispensável?

O gerenciamento da folha de pagamento reúne todos os dados importantes sobre os funcionários da sua empresa. Informações sobre jornada de trabalho, renda e benefícios são alguns dos dados básicos.

Porém, não se trata apenas de acompanhar a legislação e pagar taxas e impostos de maneira correta, mas também de fazer cálculos corretos. Esse equilíbrio mostra o compromisso com os profissionais, que assim poderão usufruir de seus direitos.

É preciso estar atento aos fatores que interferem nos cálculos fora da empresa, pois um número errado é suficiente para causar retrabalhos, atrasos e insatisfações. Quando existe um desvio de confiança entre os colaboradores e a empresa por questões de gestão salarial, a consequência pode ser uma preocupante falta de motivação para o trabalho, o que compromete a produtividade de todo o colaborador.

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Por outro lado, uma gestão de folha de pagamento assertiva evita um clima avesso e desmotivação em massa por parte dos demais funcionários. E, claro, problemas com a legislação trabalhista.

Melhores práticas na gestão de folha de pagamento

Uma gestão de folha de pagamento eficaz precisa ser rígida, porém não engessada. As novas relações de trabalho, baseadas tanto na valorização da experiência do cliente externo quanto interno, não deixam espaço para problemas processuais por conta de salários atrasados.

Confira 3 práticas para realizar uma gestão de folha de pagamento excelente.

1. Garanta os dados sempre atualizados

Pode haver algumas mudanças nos dados dos funcionários, como informações sobre promoção, estado civil, membros da família e, claro, a própria legislação, que é frequentemente revisada.

Por exemplo, uma das mudanças recentes tem a ver com o próprio sistema eSocial, que exige informações mais extensas e detalhadas sobre os trabalhadores das empresas. Esses tipos de alterações devem ser monitoradas de perto para que o sistema seja atualizado sempre que necessário.

2. Tenha tudo programado

Definir uma programação para os compromissos e obrigações é, sem dúvida, uma estratégia útil para evitar perda de prazos. Por isso, crie um calendário completo no qual os pagamentos, valores e respectivas contas podem ser organizados de maneira simples.

A negociação coletiva, os feriados e o 13° são algumas das obrigações que ocorrem em datas específicas e não podem deixar de serem cumpridas simplesmente por falta de atenção. Programe-se.

3. Conte com a tecnologia

Usar a tecnologia é uma forma de aproveitar oportunidades e melhorar a estratégia e o desempenho operacional. A gestão de folha de pagamento automatizada possui, por exemplo, um sistema especial para tratar a emissão de notas fiscais.

Além de reduzir a ocorrência de erros, também economiza tempo que a equipe pode utilizar de forma mais criativa.

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Uma ótima forma de utilizar a tecnologia na gestão de folha de pagamento é contar com software especialista, que cobre todos os processos do RH e do seu Departamento Pessoal.

Enfim, garantir uma ótima gestão de folha de pagamento é uma estratégia que só traz vantagens para a sua empresa. Afinal, não ter que se preocupar com questões trabalhistas possibilita que os demais setores foquem exclusivamente no core business.

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