A lacuna de recursos entre as versões mais antigas de projetos ERP e as atuais pode criar um problema que muitas organizações demoram para consertar. Se você já tem um sistema ERP implementado, mas está executando uma versão mais antiga dele, é bem provável que seu ERP não esteja ajudando sua empresa a continuar a crescer e evoluir tão rápido quanto você gostaria.

Mudar de fornecedor pode ser um esforço tão dispendioso quanto colocar um ERP pela primeira vez na sua empresa. Porém, se o seu fornecedor continuou investindo na solução ERP, atualizar o seu sistema atual — em vez de substituí-lo — representa uma opção muito inteligente. Veja como um ERP Infor pode contribuir nesse contexto! Acompanhe:

A versão atual do seu ERP consegue acompanhar?

Se você já tem um sistema ERP implantado e está rodando uma versão mais antiga dele, há uma boa chance de que ele não seja mais capaz de acompanhar as necessidades cada vez maiores da sua empresa. A lacuna de recursos entre as versões mais antigas de projetos ERP e as demandas atuais já apresenta um problema que muitas empresas simplesmente não podem ignorar.

Como diz a IDC, “Selecionar e implementar um novo sistema ERP pode ser um processo intimidador que coloca um fardo sobre os recursos da organização e, como resultado, pode ser uma decisão muito difícil de tomar. Felizmente, atualizar seu ERP representa uma boa alternativa ao invés de substituir a solução completamente.”

Ao atualizar sua solução ERP, a versão mais recente do aplicativo deve fomentar um ambiente para tomada de decisões e ser flexível o suficiente para corresponder aos seus processos de negócios — e não forçá-lo a mudar seus processos para corresponder ao funcionamento do sistema. Além disso, deve ser capaz de atender adequadamente a toda a sua empresa — e aumentar de escala conforme sua empresa continua a crescer e evoluir. O que você precisa saber? Se você seguir este roteiro, você saberá o que considerar ao atualizar o seu sistema ERP. Estas diretrizes e sugestões simples podem ajudar a enquadrar sua conversa sobre a atualização para a versão mais recente do sistema com o provedor do software e/ou parceiro de atualização.

A seguir há sete fatores importantes a serem considerados na atualização do seu sistema ERP.

1.A versão mais recente do seu sistema ERP ainda “fala” a língua do seu setor?

Seu sistema ERP precisa se adaptar à sua empresa — não o contrário. Seu sistema ERP tem de suportar o seu modo de fabricação. Com estas considerações em mente, é crucial que seu fornecedor e parceiro de atualização tenham experiência extensa e comprovada de trabalho dentro de seu setor e segmento específico.

Além de ter aptidões tecnológicas sólidas, seu provedor de soluções e parceiro de atualização precisam entender completamente o seu negócio. Devem saber qual a melhor forma de configurar a versão mais recente do seu sistema para suportar seus processos e aumentar o seu nível de automação. Adicionalmente, seu fornecedor e parceiro de atualização devem possuir conhecimento profundo o suficiente para fazer as perguntas certas e recomendar as melhores práticas.

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2. O sistema já vem com os benefícios e funcionalidades que precisa?

Uma atualização do ERP pode exigir que a solução entregue os benefícios quase imediatamente. Uma nova versão que seja pré-configurada especificamente para o seu setor pode dar um conteúdo predefinido que você poderá usar para criar rapidamente uma solução de negócios sólida, oferecendo também uma variedade de saídas, incluindo módulos de treinamento e painéis de controle operacionais.

Com isso em mente, ao pensar em atualizar seu sistema ERP você precisará se concentrar nos impulsionadores dos negócios. Os fatores a serem considerados antes de uma atualização incluem: funcionalidade, facilidade de uso, adaptação à empresa, adaptação ao setor, integração com sistemas existentes e opções de implantação.

3. Seu fornecedor está comprometido com o desenvolvimento do produto?

Se você estiver considerando uma atualização, seu fornecedor deve ter um roteiro inovador de produto, uma carteira tecnológica abrangente e uma estratégia de implantação que ofereçam amplo espaço de crescimento para sua empresa. Historicamente, os projetos de atualização têm sido caros e demorados, mas ferramentas tecnológicas disponibilizadas por alguns fornecedores atuais transformam esse cenário em um problema do passado.

Antes de se comprometer com um projeto de atualização, você precisa se certificar de que o seu fornecedor tem as aptidões técnicas, rota de desenvolvimento e visão que possam acompanhar o crescimento do seu setor — e o seu modelo de negócios. Você precisa lidar com o presente, mas também precisa se preparar para o futuro. Seus modelos de negócios precisam ser capazes de evoluir de forma tão detalhada e completa quanto os produtos que você coloca no mercado.

4. Seu fornecedor e/ou parceiro de atualização irão colocar você em operação rapidamente?

A atualização de uma solução de TI requer um gerenciamento de projetos muito intenso e uma metodologia clara que descreva as fases e marcos do projeto e os papéis das pessoas durante o projeto. Essencialmente, seu fornecedor e parceiro de atualização devem se concentrar na redução — ou eliminação definitiva — dos desafios internos e da complexidade de atualização do seu sistema ERP, de forma que você possa colocar as funções essenciais da sua nova versão em uso imediatamente, sem personalizar ou reconfigurar o sistema. Confirme se o seu fornecedor tem as aptidões técnicas, rota de desenvolvimento e visão que possam acompanhar a evolução do seu setor e modelo de negócios.

Além disso, ao considerar uma atualização, certifique-se de levar em conta os aspectos educacionais e de gerenciamento de mudanças do projeto. Certifique-se de que seu fornecedor ou parceiro de atualização ofereça produtos também nessas áreas para que, quando a nova versão estiver em produção, seu pessoal esteja treinado e bem preparado para aproveitar tudo o que o sistema tem para oferecer.

5. Você precisa considerar “passar para móvel” ou adicionar inteligência de negócios?

A versão atual do seu sistema ERP suporta seu modelo de negócios, seus requisitos e seus processos? Pode atender às novas formas que sua empresa precisa trabalhar? Normalmente, as organizações que usam versões mais antigas dos seus sistemas ERP não conseguem tirar vantagem das formas mais novas e modernas de fazer negócios. Por exemplo, imagine um dos seus gerentes de contas sendo capaz de acessar o sistema ERP a partir de um dispositivo móvel, permitindo realizar negócios enquanto está junto ao cliente. Talvez a versão mais recente da sua solução tenha ferramentas de inteligência de negócios (BI) integradas para que você possa tirar proveito de análises em tempo real.

Muitas vezes, ser capaz de tirar proveito de funcionalidades que estão faltando em sua versão atual — mas são integradas em uma mais nova — é um motivo muito forte, muito convincente para considerar um projeto de atualização.

6. Você precisa considerar uma atualização para a nuvem?

A implantação em nuvem oferece uma proposta de valor atraente para muitos fabricantes. A IDC estima que o modelo de software empacotado em nuvem será responsável por US$1 de cada US$6 gastos em software até 2016.2 Uma atualização de seu sistema ERP entregue na nuvem ou através do modelo software como serviço (SaaS) pode reduzir seus custos de hardware, assegurando que o seu sistema ERP sempre tenha as funcionalidades mais recentes.

Na nuvem, você pode licenciar seu software com o fornecedor por uma taxa fixa por usuário. O fornecedor fornece o gerenciamento do data center, o hardware, atualizações e suporte. Isso significa que você pode liberar sua equipe técnica para lidar com tarefas mais estratégicas.

7. Você continuará a ter a abertura e a escalabilidade que precisa para desenvolver sua empresa?

O desafio de reduzir os tempos de entrega e ser mais ágil está levando as empresas a se integrarem com os sistemas internos de fornecedores e clientes. Mas a transferência de dados pode ser um desafio quase impossível se sua plataforma tecnológica não estiver configurada para isso — ou estiver desatualizada. Hoje você pode ter um faturamento de US$50 milhões ou menos, mas sua empresa poderá estar faturando de US$500 milhões a US$1 bilhão daqui a poucos anos com fábricas e escritórios operando em vários locais no mundo inteiro.

É por isso que você precisa ter certeza de que a versão mais recente do seu sistema ERP pode ser ampliada para acompanhar a expansão das suas operações de fabricação.

O que fazer agora que você está pronto para atualizar

De acordo com os sete fatores esboçados neste trabalho, a próxima atualização do seu sistema ERP vai ser usada por um longo tempo. Assim, quando você tiver decidido que é hora de atualizar, as próximas etapas serão: Quantificar o valor da atualização.

Muitas organizações optam por atualizar sua solução ERP para modernizá-las e continuarem sendo competitivas. O valor da atualização pode ser determinado usando uma análise de ROI e um business case detalhado que quantifique os benefícios específicos que sua organização pretende alcançar com a atualização.

Trabalhe diretamente com o fornecedor do software ou com um parceiro estratégico

Trabalhar diretamente com o fornecedor do software ou com um parceiro estratégico dele. Ao atualizar seu sistema ERP, é recomendável trabalhar diretamente com o fornecedor do software ou com um parceiro estratégico que esteja totalmente integrado no ecossistema do seu fornecedor de software. Ambas as organizações devem oferecer solidez financeira, estabilidade organizacional, gerenciamento de projetos e metodologia de implantação comprovados e um histórico de sempre mudar seu jeito de fazer as coisas para oferecer um atendimento excepcional ao cliente.

Entender as ferramentas de atualização. Incentive o seu fornecedor ou parceiro de atualização a discutir as ferramentas e soluções tecnológicas que trarão para o projeto para poder oferecer uma abordagem simplificada do processo de atualização. Dessa forma, seu ERP poderá oferecer benefícios em semanas, não em meses ou anos.

Assegurar um treinamento e gerenciamento de mudanças adequados. Treinamento e comunicação são componentes críticos de uma atualização de sucesso. Para avaliarem e mitigarem riscos, suas atividades de educação e de gerenciamento de mudanças organizacionais devem estar integradas no plano do projeto de atualização. Isso vai ajudar sua organização a se preparar para possíveis problemas, como resistência à mudança entre os usuários finais que não entenderem como usar a nova versão.

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Este post é uma reprodução autorizada com adaptações do artigo publicado inicialmente no blog Infor, parceira da Compliance Soluções.