Se tem um processo bastante conhecido por qualquer profissional, independentemente da área de atuação, é o fechamento da folha de pagamento. E para aqueles que atuam em RH ou Departamento Pessoal, o processo pode representar muita dor de cabeça.
No passado, por exemplo, a semana do fechamento da folha era tida por alguns profissionais como a “semana do terror”, devido ao estresse que o processo trazia.
A boa notícia é que, com a evolução tecnológica, a situação melhorou bastante. Hoje, a maior parte das empresas utiliza ERPs de classe mundial para facilitar a operação e trazer mais tranquilidade para os colaboradores.
Mas, isso não significa que todos os desafios foram superados. Muito pelo contrário. Ainda há práticas e alternativas que os DPs e RHs podem adotar para tornar o fechamento da folha mais seguro e ágil. Quer saber quais são? Então, continue lendo e confira.
Boa leitura!
Destaque as informações mais importantes antes de iniciar o processo
Como diriam os grandes filósofos: “Toda facilidade começa a partir de uma boa organização”. Ou seja, qualquer processo, por mais burocrático e cansativo que seja, tende a ficar menos complexo quando você se organiza.
Assim deve acontecer com o fechamento da folha de pagamento. Antes de iniciar o processo de fato, é indicado que você separe as informações mais relevantes. Situações que impactarão no fechamento da folha, mas que podem passar despercebidas durante a operação. Por exemplo:
- afastamento por doença no período de até 15 dias;
- funcionária que entrará em licença maternidade;
- funcionário entrando de férias;
- adicional de periculosidade;
- adicional de insalubridade;
- participação nos lucros;
- ajuda de custo;
- 13º pendente;
- comissões.
Todos esses ou outros pontos que são relevantes para a folha de pagamento devem estar em destaque para evitar incoerências e facilitar o cálculo no final do processo.
Certifique-se de todas as informações antes do cálculo das horas trabalhadas
O momento do cálculo talvez seja o de maior tensão no fechamento da folha de pagamento, afinal, é a partir do resultado obtido que serão definidos os ganhos de cada funcionário. Dessa forma, ele só deve acontecer quando há total certeza sobre as informações a serem consideradas.
Por isso, aqui, vale a pena contar com um sistema automatizado e especialista na extração, armazenamento e compartilhamento de dados. Uma solução que registre as horas trabalhadas e faça todo o processo até chegar o momento do cálculo.
Além disso, é importante se atentar aos valores diferentes em cada tipo de hora. Por exemplo, o cálculo do horário noturno tende a ser diferente do valor implementado para o horário convencional etc.
Utilize um software especialista para o fechamento da folha de pagamento
Como dito no tópico anterior, o uso da tecnologia faz toda a diferença para facilitar o fechamento da folha de pagamento.
Mas, quando falamos de tecnologia e facilitação de processo, estamos falando de ferramentas especialistas capazes de otimizar o fechamento da folha de ponta a ponta, do controle de hora até o envio de dados para o eSocial. Por isso, na hora de escolher a sua solução especialista, considere uma que apresente:
- integração a qualquer sistema (incluindo ERPs de classe mundial);
- conformidade com o eSocial e outras plataformas do governo;
- eficiência, independentemente do seu setor de atuação;
- sistema de validação de informação antes do envio;
- interface completa, de fácil usabilidade e amigável;
- sistema 100% Cloud.
Enfim, não há como negar que o fechamento da folha de pagamento é um processo que demanda máxima atenção por parte da equipe de DP e RH. Porém, ele não precisa ser uma grande dor de cabeça. Seguindo as nossas dicas e contando com um software especialista, você garante uma operação eficiente, rápida e segura para a sua equipe.
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