Mesmo com a simplificação do eSocial, uma das maiores preocupações de Departamento Pessoais (DPs) e de Recursos Humanos (RHs) e empresas atuantes no Brasil, sem dúvida, ainda é a conformidade com as informações a serem enviadas para a plataforma do governo.

Essa grande dificuldade se dá, principalmente, pela rotatividade das mudanças impostas pelo próprio governo. Quando as empresas aparentemente se adaptam aos leiautes e aos prazos, novas alterações repentinas são anunciadas – como foi o caso recente do prazo dos eventos S-2220 e S-2240 para as empresas do Grupo 1 (Grandes empresas) do eSocial, que mudou de 08 de junho para 15 de outubro de 2021.

Para as empresas, resta entender como funciona o eSocial Simplificado e investir em soluções que entreguem conformidade completa. A seguir, abordaremos mais detalhes sobre esses assuntos. Confira.

Boa leitura!

Simplificação do eSocial: quais os desafios enfrentados pelas empresas diante da dinâmica das mudanças do projeto?

Projetada em 2019 pela Lei nº 13.874/19, mas só implantada em maio de 2021, a Simplificação do eSocial tem o objetivo de facilitar e tornar mais ágil o processo de envio de informação dos empregadores para o governo.

O projeto do eSocial surgiu como uma modernização da primeira versão oficial do eSocial, criada no ano de 2015, pois, por mais que o intuito do governo fosse desburocratizar o processo desde o início, a verdade é que a versão original trouxe mais dúvidas do que soluções para as empresas.

Por isso a simplificação do eSocial era mais que necessária, pois a simplicidade prometida para a rotina das empresas ainda não era real. Com a nova versão, vieram:

• desburocratização e substituição de obrigações acessórias;
• não solicitação de dados já conhecidos ou fornecidos;
• integridade da informação fornecida.

Porém, como dito na introdução, mesmo essa simplificação do eSocial não foi capaz de resolver a maior das dificuldades dos Departamentos Pessoais e Recursos Humanos: a conformidade com a mensageria do eSocial. Em razão das inúmeras mudanças, a conformidade se torna uma verdadeira dor de cabeça.

O que é a mensageria do eSocial?

A Mensageria do eSocial possibilita o gerenciamento, análise e validação prévia de as informações de todos os departamentos afetados pelo eSocial, independentemente de como sua organização trata a divisão de tarefas e responsabilidades.

Ele serve, basicamente, como uma padronização no envio de informações necessárias para o governo federal. Nesse caso, os eventos relacionados aos colaboradores da empresa. O sistema apresenta recursos mais sofisticados, funcionalidades como:

• Recebimento e arquivamento dos protocolos de entrega e devolução;
• Assinatura Digital dos Arquivos XML Recebidos;
• Análise de formatação dos arquivos XML;
• Execução de consulta à Receita Federal;
• Recebimento de arquivos XML.

Porém, a mensageria do eSocial só é altamente vantajosa quando a sua empresa apresenta total conformidade com o sistema.

Quando há uma dificuldade na validação de informações, por exemplo, as equipes de DP tendem a realizar diversos retrabalhos e adaptações para o cumprimento dos prazos.

Como uma solução com mensageria do eSocial pode ajudar na completa conformidade da sua empresa?

Quando as informações são enviadas de forma equivocada para a mensageira do eSocial, além de retrabalhos e adaptações, a sua empresa corre grande riscos de penalidades e multas – sofrendo um impacto financeiro não esperado.

Por isso, a implementação de uma solução que conte com validação prévia da Mensageria do eSocial é fundamental. Com a ferramenta, a extração das informações solicitadas pelo governo – tais como admissão, mudanças de função etc. – é feita de forma automática e com uma análise de eventuais inconsistências.

Por utilizar inteligência artificial, a solução é capaz de encontrar as inconformidades e executar as correções necessárias, garantindo que o arquivo seja enviado com total conformidade em relação às exigências e prazos.

Dessa forma, a sua equipe de RH e/ou DP consegue cumprir a responsabilidade de atender todas as obrigatoriedades de SST relacionadas ao que é exigido pelo governo federal, sempre de forma organizada, eficaz e rápida, trazendo impactos positivos também para a rotina da TI.

Enfim, por mais que a simplificação do eSocial seja um ponto a ser considerado, ela representa apenas a metade do caminho para que as empresas alcancem a conformidade exigida no envio das informações. Uma solução com validade prévia à mensageria do eSocial também se faz necessária, garantindo, de vez, assertividade, segurança e controle para os processos do RH, DP e TI.

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