O fechamento da folha de pagamento é com certeza uma das tarefas mais recorrentes do Departamento Pessoal, um processo que praticamente define a complexidade do dia a dia do setor. Não à toa, é também é aquele que traz mais desafios para gestores e colaboradores.

A grande questão do fechamento da folha é que não se trata apenas de um processo cansativo, com muitos cálculos e detalhes a serem trabalhados, ele também é crucial para que os demais funcionários da empresa recebam corretamente seus honorários.

Ou seja, mesmo sendo algo repetitivo, é uma função que deve ser cumprida corretamente, com o gestor buscando formas de tornar tudo menos cansativo para a sua equipe.

Por isso, preparamos este artigo com 3 dicas para tornar o processo de fechamento de folha da sua empresa mais simples e efetivo. Confira.

Boa leitura!

4 dicas para realizar  o fechamento da folha de pagamento forma efetiva

A boa notícia para os gestores atuais de Departamento Pessoal é que, por mais que um processo seja complexo de ser realizado, há sempre práticas e ferramentas que ajudam a tornar tudo mais simples, e com o fechamento de folha não é diferente.

Confira algumas dicas.

1. Comece pelo cálculo das horas trabalhadas

Quando um processo é complexo como o fechamento da folha de pagamento, o ideal é sempre começar pela parte mais cansativa. Neste caso, são os cálculos das horas trabalhadas – também é a etapa mais importante, tendo em vista se tratar da etapa que define os valores a serem pagos aos trabalhadores.

Uma ótima dica aqui é contar com um app de ponto eletrônico capaz de repassar as horas trabalhadas de maneira digital. Faça os cálculos utilizando o sistema e, se achar necessário, revise os valores antes de dar prosseguimento ao fechamento da folha.

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2. Parta para as informações diversas

Embora seja um processo constante, o fechamento de folha pode apresentar diversos fatores diferentes a cada mês, por exemplo:

• trabalhadora acessando a licença maternidade;
• Faltas que precisam ser compensadas;
• funcionário que entrará de férias;
• 13º para fazer o pagamento.

Todas essas questões devem ser adicionadas à folha de pagamento, pois impactam diretamente nos valores do salário dos trabalhadores. Nesse sentido, elas devem ser tomadas como prioridade dentro do processo, seguindo logo em sequência à realização dos cálculos.

3. Faça a diferenciação entre o salário bruto e o líquido

Outro ponto importante dentro do processo de fechamento da folha é a separação entre o salário bruto e o líquido. A primeira ação aqui é garantir que todos os membros da equipe saibam perfeitamente a definição de cada um deles.

O salário bruto é aquele em que ainda não foram descontadas as taxas inerentes, como o INSS. Já o líquido, obviamente, é aquele que já teve os impostos descontados e representa o valor real que o funcionário receberá.

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4.Conte com uma solução HCM especialista para fechamento da folha de pagamento

Além das dicas práticas citadas, outra estratégia que faz toda diferença para um fechamento da folha efetivo e seguro é a adoção de uma solução HCM especialista como da Compliance Capital Humano.

Uma solução especialista capaz de otimizar e facilitar todos os processos que impactam o fechamento da folha de pagamento dentro do Departamento Pessoal.

Por exemplo, acesso a informações de ponto eletrônico integrado a um app, permitindo tecnologia mobile, funcionalidade de controle de férias integrado por trabalhador, controle total do banco de horas, sistema de alertas gerenciais para rotinas do dia a dia e sistema online 100% atualizado com as obrigações legais sem dependência da TI. Além disso, o software conta com os seguintes diferenciais:

• navegação simplificada e intuitiva com informações resumidas em uma única tela para tomada de decisão;
• telas multifuncionais sem necessidade de complemento ou redigitação;
• solução única e integrada com processos facilitados;
• agendamento e envio automático;
• gerador de relatórios;
• sistema mobile.

Enfim, mesmo o encerramento da folha sendo um processo que exige a máxima atenção do seu DP, ele não precisa ser um momento “aterrorizador.

Com boas práticas diárias e uma solução HCM que conta com sistema amigável, simples e intuitivo, o tempo de fechamento da folha de pagamento pode diminuir em média 50%. Não deixe a sua equipe tão preocupada a cada final de mês.

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